Le Code de Conduite de notre RSE

LE CODE DE CONDUITE DE NOTRE RSE

MESSAGE DU PRÉSIDENT

Le succès et la bonne réputation de notre entreprise ont pour socle la confiance que se témoignent le groupe Lohr, ses collaborateurs, et les personnes avec lesquelles ceux-ci interagissent (clients, fournisseurs, consultants, experts, autorités publiques, et le grand public de manière générale). Nous voulons satisfaire cette confiance à tous les égards, et le présent Code de Conduite a pour but de la préserver et de la raffermir.

Le Code de conduite du groupe LOHR formalise ainsi les règles en matière d’éthique, d’intégrité et de respect des lois dans la conduite de nos activités.

Ces règles sont aussi une opportunité pour le groupe LOHR d’affirmer son identité et de développer ses activités dans le respect de ses valeurs fondatrices. Je vous invite à en prendre connaissance et à en adopter les bonnes pratiques.

Chacun des collaborateurs et dirigeants du groupe LOHR se doit de prévenir toute implication du groupe LOHR dans des pratiques non éthiques, que ce soit en France ou à l’étranger, notamment en matière de corruption et trafic d’influence.

Pour toute question, je vous invite à vous rapprocher de vos supérieurs hiérarchiques ou de la Direction juridique, à qui j’ai confié la responsabilité du déploiement du programme de conformité du groupe LOHR.

Si vous êtes témoins ou confrontés à des comportements inappropriés, utilisez le dispositif d’alerte interne (cf. page 24). Ce dispositif assure la confidentialité de votre démarche. Je veillerai à ce qu’aucun collaborateur ou dirigeant du groupe LOHR ne fasse l’objet de mesures de représailles pour avoir exercé son droit d’alerte.

Il est essentiel pour notre développement que tous les collaborateurs et dirigeants du groupe LOHR incarnent les règles éthiques contenues dans ce Code de conduite et en diffusent les principes au sein de nos équipes et auprès de nos partenaires.

François LHOMME – Président de LOHR SAS

Un engagement au cœur de notre démarche RSE

Depuis 2016, LOHR a entrepris de formaliser et mettre en place une démarche RSE qui repose sur trois axes :

  • Ancrer les fondamentaux constitutifs du Groupe tout en favorisant l’esprit de conquête,
  • Pour continuer à agir en pionnier et garder un temps d’avance,
  • Et finalement pour conforter la performance opérationnelle de LOHR.

Acteur référent sur ses marchés, le groupe LOHR n’a cessé d’anticiper, de se diversifier et de s’adapter aux nouveaux besoins et usages depuis sa création en 1963. Dans un monde toujours plus ouvert et connecté, le groupe LOHR veille à garder un temps d’avance pour développer aujourd’hui les solutions de demain.

La Responsabilité Sociétale et Environnementale (RSE) est un des leviers retenus pour relever ce défi, en tant que fil rouge et conducteur permettant de relier les enjeux humains, environnementaux et sociétaux, pour toujours plus de performance durable.

Cette deuxième édition du Code de conduite, mise à jour suite à une cartographie des risques réalisée par un tiers indépendant, s’inscrit pleinement et de façon fondamentale dans la démarche RSE du groupe LOHR. Le Code de conduite vise à exprimer, formaliser et partager nos valeurs et principes en matière d’éthique, d’intégrité et de respect des lois dans la conduite de nos activités.

Il est mis à la disposition de chaque dirigeant et collaborateur du Groupe LOHR. Chacun est invité à l’alimenter et le faire vivre au quotidien.

1 – NOS VALEURS ET PRINCIPES D’ACTION AU QUOTIDIEN

L’esprit pionnier et l’esprit d’innovation sont des valeurs fondatrices du Groupe LOHR, au service de son ambition et de ses objectifs de développement. Cette dynamique d’innovation repose avant tout sur une confiance et une humanité partagées par les femmes et les hommes de l’entreprise.

Les dirigeants et collaborateurs du groupe LOHR (visés ensemble ci-après sous le terme « Collaborateurs du groupe LOHR ») sont rassemblés autour de valeurs humanistes (respect, loyauté, solidarité), ils sont attachés à la valeur travail et en particulier au travail bien fait (goût de l’effort, savoir-faire, excellence). Ces valeurs dont le Groupe est aujourd’hui profondément imprégné, ont été largement inspirées par Monsieur Robert Lohr, son fondateur.

Nos valeurs inspirent et guident notre conduite des affaires, tant au niveau de nos interactions au sein de l’entreprise qu’avec notre écosystème et nos partenaires. Dans ce cadre, elles se traduisent par plusieurs principes fondamentaux : l’intégrité, le respect des personnes et des lois et une éthique certaine.

L’intégrité et le respect des lois s’opposent, en particulier, à toute forme de corruption, tant active que passive. Ils visent également le rejet de toute pratique commerciale déloyale, l’évitement des conflits d’intérêts et le respect du caractère confidentiel des informations sensibles.

L’éthique pose le respect et la dignité comme principe directeurs et ne tolère aucune forme de discrimination. Ces principes constituent le socle de notre code de conduite.

2 – OBJECTIFS ET MODALITÉS DU CODE DE CONDUITE

La finalité pratique du Code de conduite est de permettre aux dirigeants et Collaborateurs du groupe LOHR, quelle que soit leur fonction, à de connaître les règles en vigueur, de les aider à s’y conformer et à être informés de la marche à suivre pour demander conseil ou signaler un manquement.

Le Code de conduite engage les Collaborateurs du groupe LOHR à mener les activités du groupe dans le respect des législations et réglementations dans tous les pays où il est présent. En particulier, il ne peut y avoir de tolérance à l’égard de la corruption qui est prohibée, sous toutes ses formes.

Tout le soutien nécessaire sera systématiquement apporté aux salariés qui font prévaloir le respect de nos valeurs sur d’autres intérêts.

Les comportements proscrits dans ce Code, et plus généralement tous comportements non conformes aux engagements et principes de l’entreprise en matière de prévention et de détection des faits de corruption seront disciplinairement sanctionnés.

Un dispositif d’alerte interne permet à chaque salarié de signaler tout comportement déviant par rapport aux règles énoncées dans le présent Code. Le groupe LOHR s’engage à ce que la confidentialité de la démarche soit respectée et garantit ainsi à tout lanceur d’alerte sa protection. Aucun Collaborateur ne subira de représailles à la suite du signalement qu’il aura émis.

Le groupe LOHR prend l’engagement de contrôler l’effectivité de ces fonctionnements internes et de les améliorer si c’est nécessaire et autant que possible.

3 – CHAMP D’APPLICATION DU CODE DE CONDUITE

Ce Code est applicable, en toutes circonstances et sans exception aux dirigeants ainsi qu’à l’ensemble des Collaborateurs du groupe LOHR, quelle que soit leur position hiérarchique, leur fonction, leur statut (Collaborateur permanent, extérieur ou occasionnel) ou le pays dans lequel est exercée leur activité. Il s’applique ainsi à l’ensemble de ses filiales et des sociétés qu’il contrôle. Et ce, sans préjudice de l’application de législations ou de réglementations locales plus exigeantes le cas échéant.

Le Code est également mis en œuvre dans le cadre des relations que le groupe LOHR entretient avec ses clients, ses fournisseurs et, plus généralement, l’ensemble de ses partenaires.

4 – LES RÈGLES APPLICABLES

4.1- LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ET LE TRAFIC D’INFLUENCE: « TOLÉRANCE ZÉRO »

Dans un monde globalisé, nous assistons à une multiplication de mesures de prévention et de contrôle de l’éthique et de la transparence des affaires.(1)

Il est particulièrement important que les Collaborateurs du groupe LOHR connaissent et respectent l’ensemble des lois et réglementations, nationales ou internationales, relatives à la lutte contre la corruption et le trafic d’influence.

En effet, la corruption et le trafic d’influence sont non seulement illégaux et contraires aux valeurs fondamentales du groupe LOHR, mais ils restreignent par ailleurs la concurrence et ont une incidence sur le développement économique.

Il appartient aux Collaborateurs du groupe LOHR, où qu’ils soient situés, en France ou à l’étranger, de :

  • prévenir toute implication de toute société du groupe LOHR, en France ou à l’étranger, dans toute pratique de corruption et de trafic d’influence et, le cas échéant ;
  • signaler toute pratique ou tentative de corruption et de trafic d’influence, même supposée, en France ou à l’étranger.

Tout acte de corruption, commis dans le cadre de relations avec des partenaires privés ou publics, ainsi que tout manquement à notre politique de « Tolérance Zéro » en matière de lutte contre la corruption et le trafic d’influence sera disciplinairement sanctionné, conformément à la loi et au règlement intérieur.

(1) France : Loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « Sapin 2 » de 2016 / Union européenne : Conventions du Conseil de l’Europe de 1999 / OCDE : Convention anti-corruption de 1997 et recommandations de 2009 /Etats-Unis : Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) de 1977, modifié par l’International Anti-Bribery Act de 1998 / Royaume-Uni : United Kingdom Bribery Act (UKBA) de 2010.

 

4.A- COMMENT RECONNAÎTRE UN CAS DE CORRUPTION ?

La corruption est le comportement par lequel une personne, travaillant dans la fonction publique ou le secteur privé, sollicite ou accepte un avantage, un bien ou un service quelconque (argent, voyage, cadeau etc.) en contrepartie de la réalisation ou l’abstention d’un acte relevant de ses fonctions (octroi d’une autorisation administrative, obtention d’un contrat etc.).

Exemple : un de vos fournisseurs vous promet de vous offrir un séjour avec votre famille en cas de signature d’un contrat.

 

4.B – COMMENT RECONNAÎTRE UN CAS DE TRAFIC D’INFLUENCE ?

Le trafic d’influence est l’agissement par lequel une personne abuse de l’influence réelle ou supposée qu’elle exerce auprès d’une autorité publique dans le but d’obtenir une décision favorable à un tiers.

Exemple : vous acceptez de rémunérer un élu de la commune dans laquelle se trouve votre usine afin qu’il use de son influence pour obtenir la délivrance d’un permis de construire.

 

4.C – QUELLE CONDUITE TENIR POUR PRÉVENIR LES CAS DE CORRUPTION OU TRAFIC D’INFLUENCE ?

Il est interdit aux sociétés et à l’ensemble des Collaborateurs du groupe LOHR de :

  • donner, offrir ou promettre de donner, tout avantage, directement ou indirectement, à toute personne dans le but d’obtenir ou d’éviter l’accomplissement d’un acte de la part de cette personne dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (corruption) ;
  • abuser de l’influence réelle ou supposée du bénéficiaire d’un avantage en vue d’obtenir d’une autorité ou d’une administration publique une distinction, un emploi, un marché ou toute autre décision favorable (trafic d’influence) ;
  • solliciter ou accepter tout avantage, directement ou indirectement, auprès de, ou de la part de toute personne, et ce en relation avec l’accomplissement indu d’une fonction ou d’une activité au sein d’une société ou pour une société du groupe LOHR (corruption ou trafic d’influence dont le groupe LOHR serait bénéficiaire).

 

4.D – DANS QUELLES SITUATIONS DEVEZ VOUS PARTICULIÈREMENT FAIRE PREUVE DE VIGILANCE ?

Soyez particulièrement vigilants dès lors que :

  • Les relations concernent des personnes publiques ou politiquement exposées,
  • Les relations concernent un partenaire nouveau sur lequel peu d’informations sont disponibles,
  • Les relations concernent des intermédiaires,
  • Les relations interviennent dans une période de préparation ou d’attribution de marchés,
  • Le projet ou le partenaire est basé dans un Etat classé à fort risque de corruption,
  • La structuration de la relation avec le partenaire est inhabituelle,

 

4.E – QUE FAIRE EN CAS DE TENTATIVE DE CORRUPTION OU TRAFIC D’INFLUENCE ?

La corruption et le trafic d’influence pouvant prendre des formes très variées, il est demandé à l’ensemble des Collaborateurs de respecter les instructions et procédures mises en place au sein du groupe LOHR.

Tout Collaborateur du groupe LOHR qui serait confronté, en France ou à l’étranger, à une pratique de corruption ou de trafic d’influence est invité à se rapprocher de la Direction juridique ou à utiliser le « dispositif d’alerte interne » (cf. page 24).

 

Cas pratique :

Collaborateur du groupe LOHR, vous êtes amené à rencontrer le représentant d’une société en vue de son potentiel référencement comme fournisseur. Vous décidez de le rencontrer afin d’en savoir plus sur sa société et sa gamme de produits. Lors de cet échange, celui-ci vous fait savoir que si vous l’aidez à se faire référencer au sein de notre société, « il saura se montrer reconnaissant ».</p

Le groupe LOHR a adopté une politique de tolérance zéro envers tout comportement contraire à la probité en général et tout risque de corruption en particulier.

Vous devez donc :

  • répondre à votre interlocuteur qu’une telle pratique est contraire en tous points avec les valeurs du groupe LOHR et son engagement à conduire ses affaires en parfaite conformité avec les lois et la réglementation applicable,
  • informer votre supérieur hiérarchique et la Direction juridique de la teneur de cet échange ou utiliser le « dispositif d’alerte interne » (cf. page 24).

4.F – CADEAUX ET INVITATIONS

Si l’échange de cadeaux d’affaires ou d’invitations est une pratique assez répandue dans le cadre de relations commerciales, il convient de garder à l’esprit que l’offre et l’acceptation de tels avantages, en fonction des circonstances, sont susceptibles de caractériser des actes de corruption ou de trafic d’influence.

Ces cadeaux et invitations ne doivent en aucun cas avoir pour effet d’influencer une décision ou d’obtenir un avantage indû de quelque nature que ce soit. C’est pourquoi, les Collaborateurs du groupe LOHR sont tenus de respecter les règles de conduite suivantes :

  • Aucun Collaborateur ne peut offrir ou recevoir un cadeau ou une invitation contraire aux lois, à la réglementation applicable ou aux valeurs du groupe LOHR (les jeux d’argents ou des activités contraires à un traitement humain respectueux ne sauraient être acceptés),
    les invitations et cadeaux offerts ou reçus doivent toujours être :
    – d’une valeur raisonnable,
    – occasionnels,
    – ­appropriés à la circonstance (par exemple, ne saurait être admis le fait d’octroyer à un client un présent immédiatement ou après avoir conduit des négociations relatives à un appel d’offres) et appropriés à la situation du bénéficiaire (sa fonction, etc.),
    – reçus ou offerts dans un contexte professionnel au nom d’une société du groupe LOHR,
    – ­les cadeaux offerts doivent être payés par une société du groupe LOHR et non par le collaborateur lui-même,
  • Les invitations et cadeaux offerts doivent être exclusivement à la charge d’une société du groupe LOHR et faire l’objet d’une note de frais validée par le manager ainsi que d’un enregistrement nominatif du destinataire dans les livres et registres comptables d’une société du groupe LOHR.
  • Toutes les invitations et cadeaux reçus doivent être consignés dans un registre prévu à cet effet dans l’intranet de la société (Portail Lotus / Notre Société / RSE ou Portail Lotus / outils / Déclaration cadeaux et invitations). Il y sera précisé l’auteur du cadeau ou de l’invitation et le bénéficiaire. Une information du supérieur hiérarchique est également requise.
  • Pour toute question ou en cas de doute sur les règles applicables en la matière, demandez conseil à votre supérieur hiérarchique, à la Direction juridique ou la Direction des Ressources Humaines.

Dans un contexte international (bénéficiaire ou donateur hors de France), tout cadeau d’affaires ou toute invitation ne peut être donné ou reçu qu’après avoir vérifié leur légalité conformément à la législation locale.

 

Cas pratique :

Un de nos principaux fournisseurs vous contacte. Il souhaite vous convier très prochainement à déjeuner dans un restaurant luxueux. Le contrat qui le lie à une société du groupe LOHR arrivant prochainement à échéance, il indique « souhaiter dans la perspective de son renouvellement, faire un point avec vous ».

Il s’avère qu’une telle invitation au regard du lieu choisi (un restaurant luxueux) et du contexte actuel (période de renouvellement de son contrat) est de nature à porter potentiellement atteinte à l’indépendance de votre jugement dans le processus de sélection de ce partenaire d’affaires. Accepter une telle invitation s’avère être contraire aux valeurs et règles de conduite posées par le groupe LOHR.

Vous devez donc :

  • Évoquer cet échange avec votre supérieur hiérarchique et valider avec lui votre acceptation ou votre refus.
  • En cas de refus : décliner poliment cette invitation en expliquant à ce fournisseur qu’accepter son invitation serait contraire aux règles de conduites posées en la matière par le groupe LOHR. Le cas échéant, vous pouvez d’ailleurs lui communiquer ce Code de conduite pour appuyer votre réponse.

 

Cadeaux et invitations : posez-vous les bonnes questions

4.G – RELATION AVEC NOS PARTENAIRES D’AFFAIRES

Dans certaines situations, une société peut être tenue pour responsable des actes de corruption commis par un de ses partenaires d’affaires (un consultant, un agent commercial, un partenaire de Joint-Venture etc.) agissant pour LOHR ou en son nom. C’est la raison pour laquelle LOHR s’assure de travailler avec des partenaires d’affaires qui partagent ses valeurs et les règles de conduite qu’il s’est engagé à suivre dans le cadre de ses affaires.

LOHR s’engage à intégrer une référence au code de conduite dans ses contrats d’affaire.

 

Cas pratique 1 :

Collaborateur de LOHR, vous êtes amené à rencontrer le représentant d’une société en vue de son potentiel référencement comme fournisseur au sein de notre organisation. Vous décidez de le rencontrer afin d’en savoir plus sur sa société et sa gamme de produits. Lors de cet échange, celui-ci vous fait savoir que si vous l’aidez à se faire référencer au sein de notre société, « il saura se montrer reconnaissant ».

LOHR a adopté une politique de tolérance zéro envers tout comportement contraire à la probité en général et tout risque de corruption en particulier.

Vous devez donc :

  • répondre à votre interlocuteur qu’une telle pratique est contraire en tous points avec les valeurs de LOHR et son engagement à conduire ses affaires en parfaite conformité avec les lois et la réglementation applicable,
  • informer votre supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines de la teneur de cet échange.

 

Cas pratique 2 :

Après des mois de négociations, vous parvenez à un accord financier pour le renouvellement d’un contrat de prestation de services avec l’un de nos principaux clients. Alors que votre équipe est actuellement occupée à finaliser la rédaction de ce contrat, le client vous fait savoir qu’il souhaiterait venir signer ledit contrat dans les locaux de notre siège social. Il précise qu’il attend que ses frais de déplacement et d’hébergement soient intégralement pris en charge et qu’il viendra accompagné de sa femme et de ses deux enfants.

Répondre favorablement à une telle demande pourrait être perçu comme l’octroi d’un avantage versé à ce client en contrepartie de l’attribution de ce contrat en faveur de LOHR, et donc être constitutif d’un acte de corruption. LOHR ne saurait justifier un comportement contraire à la loi dans le but d’obtenir un avantage commercial.

Vous devez donc:

  • expliquer à ce client que notre politique en matière de cadeaux et d’invitations ne vous permet pas de prendre en charge les frais de voyage et d’hébergement des membres de sa famille,
  • évoquer cet incident avec votre supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines.

 

4.H – PAIEMENTS DE FACILITATION

Les paiements de facilitation sont des paiements non officiels de faibles montants versés dans le but d’assurer ou de faciliter l’exécution de formalités administratives habituelles et non discrétionnaires (obtention d’une licence, d’un visa, d’un permis, etc.).

Le droit français assimile le paiement de facilitation à une infraction et l’interdit formellement. Les paiements de facilitation, quels que soient leur fréquence ou leur montant, en France ou à l’étranger, sont passibles de poursuites pénales pour corruption.

La tolérance des paiements de facilitation dans certains pays expose le groupe LOHR. Sa responsabilité peut être engagée.

C’est pourquoi, il est demandé aux Collaborateurs du groupe LOHR de refuser les paiements de facilitation sauf dans le cas de paiements exigés sous la contrainte ou exposant le Collaborateur à un risque pour son intégrité ou sa sécurité. Dans ce dernier cas, le Collaborateur soumis à contrainte devra immédiatement rendre compte à sa hiérarchie dès lors que le risque pour sa personne ne sera plus immédiat.

 

Cas pratique :

Collaborateur du groupe LOHR, vous êtes chargé d’accomplir des formalités administratives auprès des autorités douanières d’un Etat étranger. Un fonctionnaire des douanes locales vous propose de « prendre en charge le traitement de votre demande » contre le versement de l’équivalent de 150 euros.

Un tel paiement pourrait être assimilé à un paiement de facilitation. Vous devez donc:

  • vérifier les finalités de ce versement afin de déterminer s’il s’agit ou non d’une demande justifiée,
  • refuser de procéder au paiement demandé s’il n’est pas justifié, en expliquant qu’une telle pratique serait contraire aux règles de conduite du groupe LOHR,
  • informer votre supérieur hiérarchique et la Direction juridique de cette demande.

 

4.I – TRANSACTION EN ARGENT LIQUIDE

Par principe, les transactions en argent liquide sont prohibées.

A titre exceptionnel, un paiement peut être accepté en liquide, sous réserve que le montant soit conforme à la législation applicable et sous réserve d’avoir procédé à une évaluation du tiers payeur, avec le support de votre supérieur hiérarchique, de la Direction juridique et de la Direction financière.

 

4.J – MÉCÉNAT ETPARRAINAGE/ SPONSORING

Les activités de mécénat (soutien apporté, sans contrepartie directe de la part du bénéficiaire, à une œuvre ou à une personne pour l’exercice d’activités présentant un intérêt général) et de parrainage (soutien matériel apporté à une manifestation, à une personne, à un produit ou à une organisation en vue d’en retirer un bénéfice direct) sont soumises à une législation et un cadre réglementaire spécifiques.

Conscient de ce que ses activités de mécénat ou de parrainage réalisées au nom du groupe LOHR ou en utilisant ses moyens financiers pourraient être détournées de leur finalité première afin de dissimuler un avantage indu, ses Collaborateurs sont tenus de respecter les règles de conduite suivantes :

  • aucune contribution ne pourra être versée dans le but d’obtenir un avantage indu ou en contrepartie d’un avantage indûment reçu (exemple d’avantage : établir / maintenir une relation commerciale),
  • aucun versement ne pourra être effectué sans avoir au préalable été dûment approuvé par le Président du Directoire de LOHR SAS qui en approuvera la cohérence avec les valeurs du groupe LOHR. Un accord écrit approprié devra être rédigé,
  • le versement effectif de toute contribution devra être précédé par un contrôle, proportionné aux risques en présence, dans le but notamment de vérifier l’identité et l’intégrité du / des bénéficiaire(s) de cette contribution, de s’assurer de l’absence de conflits d’intérêts et de vérifier que ses activités sont conformes aux valeurs et aux règles de conduite que le groupe LOHR s’engage à respecter,
  • toutes les dépenses réalisées dans ce cadre devront être enregistrées comptablement et tous les frais et justificatifs subséquents devront être consignés dans les registres comptables du groupe LOHR conformément aux règles applicables.

 

4.K – FINANCEMENT D’ACTIVITÉS POLITIQUES

Si le groupe LOHR respecte le droit de ses Collaborateurs de s’investir à titre individuel dans la vie politique et civique de leur pays, aucune contribution financière ou en nature à destination d’organisations, de partis ou de personnalités politiques ne saurait être versée par une de ses entités ou en son nom.

On entend par financement d’activité politique toute contribution directe ou indirecte ayant pour but d’apporter un soutien à une organisation politique, un candidat ou un élu. Cette contribution peut consister en un versement d’argent ou tout autre avantage (parrainage d’un meeting de campagne ou d’un dîner de collecte de fonds, cadeaux, mise à disposition à titre gracieux ou à prix réduit d’installations ou de services – bureaux, reprographie, etc.).

C’est pourquoi les Collaborateurs du groupe LOHR sont tenus de respecter les règles de conduite suivantes :

  • s’engager dans le cadre d’activités politiques uniquement en dehors de leur temps de travail,
  • s’abstenir de parler au nom ou pour le compte du groupe LOHR dans le cadre d’activités politiques,
  • ne jamais utiliser les ressources du groupe LOHR à cet effet,
  • contacter leur supérieur hiérarchique ou la Direction des Ressources Humaines pour toute question
    sur ce sujet.

 

Cas pratique :

Collaborateur au sein du groupe LOHR, vous militez quelques heures par semaine au sein d’un parti politique. Un jour, votre responsable vous informe de ce que la fédération départementale connaît quelques difficultés financières suite à la perte d’un certain nombre d’adhérents. Afin de réaliser des économies, il vous demande d’utiliser les photocopieuses mises à votre disposition sur votre lieu de travail pour imprimer l’ensemble des documents composant le livret d’accueil qui sera remis à tous les participants dans le cadre du prochain colloque organisé par votre fédération départementale.

Accéder à une telle demande peut s’apparenter à une contribution politique. Vous devez alors expliquer à votre interlocuteur que la politique du groupe LOHR en matière de financement d’activités politique ne vous permet pas d’utiliser les outils qui sont mis à votre disposition pour exercer vos activités professionnelles à cet effet.

 

4.L – ACTIONS DE REPRÉSENTATION D’INTÉRÊTS / LOBBYING.

La représentation d’intérêts ou lobbying réside dans le fait, pour une organisation, de transmette toute information à des responsables publics, des décideurs politiques ou des élus aux fins d’éclairer leur prise de décision.

Au sein du groupe LOHR, ces activités sont supervisées par le Directoire.

Afin de prévenir les risques de corruption ou de trafic d’influence, les activités de lobbying du groupe LOHR ne peuvent être conduites que dans le respect des règles de conduites suivantes :

  • respecter l’ensemble des lois et de la réglementation applicables en la matière,
  • agir dans le cadre de ces activités avec professionnalisme et probité,
  • respecter, dans le cadre de ces activités les règles de conduite édictées dans ce présent Code, au rang desquelles figurent notamment notre politique de « tolérance zéro à la corruption », nos règles relatives à la politique afférente aux cadeaux, aux invitations et à la prévention des conflits d’intérêts,
  • documenter les actions menées dans le cadre de ces activités et en rendre compte à son supérieur hiérarchique.

 

Cas pratique :

Collaborateur du groupe LOHR, vous êtes en phase d’appel d’offres avec un donneur d’ordre public et vous êtes contacté par un consultant exerçant ses fonctions au sein d’un cabinet de conseil en affaires publiques. Celui-ci vous informe qu’il est en mesure d’influencer le choix du donneur d’ordre en lui apportant des informations confidentielles disqualifiant l’offre de l’un des concurrents du groupe LOHR.

Il vous propose de « mettre ses compétences au service de vos intérêts ».

Le groupe LOHR ne saurait accepter de tels agissements. Vous devez donc :

  • indiquer à votre interlocuteur que le groupe LOHR conduit ses activités de lobbying dans le respect de ses valeurs et des lois et règlements applicables et suit à cet effet un processus clair et transparent en la matière. C’est pourquoi vous n’êtes pas en mesure de répondre favorablement à une telle sollicitation. Le cas échéant, pour appuyer vos propos, faites référence dans votre conversation aux dispositions de ce présent Code de conduite,
  • rendre compte de cette discussion auprès de votre supérieur hiérarchique et de la Direction juridique.

 

4.2 – CONFLITS D’INTÉRÊTS

Dans la sphère professionnelle, un conflit d’intérêts peut survenir dès lors que les intérêts personnels d’un Collaborateur entrent en conflit ou peuvent être interprétés par des tiers comme entrant en conflit avec les intérêts du groupe LOHR.

La notion d’intérêt personnel doit être appréhendée de façon très large. En effet, ce conflit peut :

  • être directement ou indirectement lié à ses activités,
  • concerner la personne seule ou ses proches (parents, frères et sœurs, etc.),
  • être de toute nature (économique, financière, politique, professionnelle etc.).

Ainsi, constituent des situations génératrices de conflits d’intérêts les circonstances suivantes :

  • être en capacité d’attribuer un contrat à une société alors que son conjoint occupe un poste de direction au sein de ladite société,
  • détenir un mandat politique tout en occupant des fonctions pouvant inciter à favoriser les intérêts du groupe LOHR dans le cadre de cette activité politique,
  • user de son influence en interne pour faire embaucher un membre de la famille d’un proche ou d’un partenaire sans respecter la procédure applicable, etc.

De telles situations peuvent conduire à l’obtention par le groupe LOHR d’un avantage indu et donc l’exposer à de lourdes sanctions. Il est donc de la responsabilité de chaque Collaborateur :

  • d’identifier toute situation dans laquelle ses intérêts personnels interfèrent ou pourraient interférer avec les intérêts du groupe LOHR,
  • de consulter son supérieur hiérarchique ou la Direction juridique au moindre questionnement sur ce sujet,
  • de se rapprocher de son supérieur hiérarchique et de la Direction juridique afin de déclarer tout intérêt personnel apparent ou avéré,
  • de se récuser de tout processus décisionnel auquel il serait associé en cas de conflit d’intérêts avéré.

 

Cas pratique :

Acheteur au sein du groupe LOHR, vous évoquez dans une discussion avec le responsable commercial d’un de vos principaux fournisseurs que votre fille, dans le cadre de ses études recherche un stage en entreprise. Il vous propose de vous « faire une faveur » en la prenant au sein de son entreprise.

Accepter une telle proposition pourrait être qualifié de corruption et vous met, en tout état de cause, en situation de conflit d’intérêt. Vous devez donc :

  • le remercier mais refuser sa proposition car elle serait contraire au Code de conduite du groupe LOHR,
  • pour toute question, contactez votre supérieur hiérarchique ou la Direction juridique.

 

4.3 – LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT D’ARGENT ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME

Le blanchiment d’argent est le processus consistant à dissimuler l’origine d’actifs tirés d’activités illicites en leur donnant une apparence légitime. Le groupe LOHR s’engage à conduire ses activités dans le respect des lois et réglementations applicables en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Chaque Collaborateur du groupe LOHR est tenu de faire preuve de vigilance dans le cadre de la conduite de ses activités afin de :

  • respecter les règles de conservation et d’archivage des documents justifiant l’origine des fonds pour l’ensemble des transactions conclues,
  • identifier d’éventuelles irrégularités et, le cas échéant, d’en rendre compte auprès de son supérieur hiérarchique, de la Direction juridique ou de la Direction financière.

 

Cas pratique :

Un intermédiaire vous demande le versement de sa commission sur un compte bancaire off-shore ne correspondant pas aux informations fournies par celui-ci au moment de l’entrée en relation contractuelle, et sans rapport avec le lieu de l’exécution de la prestation
Accepter une telle proposition peut engager la responsabilité du groupe LOHR. Vous devez donc contacter votre supérieur hiérarchique, la Direction juridique ou la Direction financière.

 

4.4 – RESPECT DU DROIT DE LA CONCURRENCE

En garantissant l’effectivité de la concurrence entre les entreprises, le droit de la concurrence favorise et encourage notamment la productivité, l’innovation et l’excellence. En effet, dans un contexte de concurrence libre et non faussée, une société, pour rester compétitive, a le devoir d’innover et d’améliorer sans cesse la qualité des produits et services qu’elle propose à ses clients.

Le groupe LOHR s’engage à agir dans le plus strict respect des lois relatives à la concurrence dans l’ensemble des pays dans lesquels il opère.

A cet effet, les Collaborateurs du groupe LOHR sont notamment tenus de :

  • ne pas échanger des informations sensibles (prix, marges bénéficiaires, coûts, profits, etc.) avec des concurrents actuels ou potentiels,
  • ne pas conclure d’accord avec un concurrent ayant pour objet et / ou pour effet de restreindre la concurrence (entente sur le prix de vente, répartition des clients / marchés, des territoires / clients, etc.),
  • prendre immédiatement contact avec le service juridique en cas de doute sur les règles applicables en la matière.

 

Le saviez-vous ? :

Les échanges avec les concurrents portant sur les informations sensibles, telles que par exemple les caractéristiques des produits, les activités de R&D, les marges, la politique commerciale ou tarifaire, sont prohibés dans la mesure où ils pourraient être constitutifs d’une atteinte à la concurrence.

Soyez particulièrement vigilants lors de réunions dans le cadre d’une association professionnelle ainsi que lors des pauses ou déjeuners : si vous assistez à ce type d’échanges, informez vos interlocuteurs du fait que ce type de conversation est prohibé et quittez la réunion, après avoir demandé au secrétaire de séance d’acter du fait que vous avez quitté la réunion et d’en faire préciser le motif.

Même si vous ne dîtes rien, le simple fait d’être présent lors de ces échanges peut engager votre responsabilité ainsi que celle du groupe LOHR.

 

4.5 – RESPECT DES RÈGLES RELATIVES A LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le groupe LOHR veille à protéger les données personnelles tant de ses Collaborateurs que des collaborateurs de ses clients, fournisseurs, partenaires, ou toute autre personne dont les données personnelles seraient amenées à être traitées par le groupe LOHR.

Il est rappelé que les données personnelles sont toutes les données permettant d’identifier de façon directe (ex. nom, prénom) ou indirecte (ex. numéro de téléphone, plaque d’immatriculation), une personne physique. L’identification d’une personne peut se faire à partir d’une seule donnée (ex. un nom) ou par la combinaison de plusieurs données (ex. date de naissance + profession + nom de l’entreprise).

Ainsi, chacun des Collaborateurs est tenu de limiter la collecte de données personnelles aux seules données strictement nécessaires (principe de minimisation de la collecte des données) et d’une façon générale, de respecter toutes les règles de sécurité mises en place par le groupe LOHR pour le traitement des données personnelles (durée de conservation limitée, droits d’accès et rectification, transfert à des tiers dans des conditions strictement encadrées, etc.).

Pour toute question, les Collaborateurs du groupe LOHR sont invités à consulter la Direction juridique.

 

4.6 – PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT

Le groupe LOHR, soucieux de son impact sur l’environnement, s’engage à exercer ses activités en préservant au maximum le cadre d’épanouissement de la vie et sa pérennité sur terre, notamment en développant des offres et des produits qui peuvent apporter des solutions notamment en termes de mobilité durable.

Ainsi, chacun des Collaborateurs est tenu par ses propres comportements de contribuer à la protection de l’environnement, à la lutte contre le changement climatique et à la préservation des ressources naturelles en respectant les normes environnementales applicables à ses activités et à ses comportements sur son lieu de travail.

 

4.7 – RESPECT ET PROTECTION DES PERSONNES

Le groupe LOHR est particulièrement attaché au respect des Droits de l’Homme. Il en va de même pour la protection de la santé et de la sécurité de ses Collaborateurs.

Ainsi, toute forme de discrimination, de harcèlement ou autres comportements de nature à porter atteinte à l’intégrité physique ou morale des personnes quelles qu’elles soient ne sauraient être tolérés.

A cet effet, conformément aux législations et réglementations nationales et internationales en vigueur, les Collaborateurs du groupe LOHR sont tenus de mettre en œuvre les mesures adéquates afin de :

  • traiter avec égalité, dignité et respect l’ensemble de ses Collaborateurs dès leur recrutement et tout au long de leur carrière de même que l’ensemble des personnels de ses partenaires,
  • respecter l’ensemble des législations et réglementions en vigueur en matière de santé et de sécurité au travail,
  • prendre les mesures de précaution qui s’imposent pour prévenir et réduire au maximum la fréquence et la gravité des accidents du travail et des maladies professionnelles dans le but de les éradiquer,
  • respecter la vie privée de ses Collaborateurs et assurer la confidentialité et la protection de leurs données personnelles.

Il est de la responsabilité de chacun de contribuer à faire de son lieu de travail un environnement sûr et respectueux de l’individu. Tout comportement contraire aux règles et principes en la matière exposera son auteur à des sanctions disciplinaires, voire pénales.

Par ailleurs, le groupe LOHR s’inscrit dans le principe de neutralité, comme précisé dans son Règlement Intérieur. Tout en respectant les convictions politiques, philosophiques et religieuses de chacun, le groupe LOHR est avant tout un lieu de travail et chaque salarié doit se soumettre à ses règles de fonctionnement. Aucune dérogation ne sera accordée pour pratiques politiques, philosophiques et religieuses.

 

4.8 – RESPECT ET PROTECTION DES ACTIFS MATÉRIELS ET IMMATÉRIELS

Les Collaborateurs du groupe LOHR ont la responsabilité individuelle et collective de la préservation du patrimoine et des biens mis à leur disposition.

Il relève ainsi notamment de la responsabilité de chacun des Collaborateurs du groupe LOHR :

  • d’agir conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables (protection des données à caractère personnel, prévention des atteintes à la vie privée d’autrui, etc.),
  • de prendre toutes les mesures qui s’imposent pour protéger les actifs du groupe LOHR qu’ils soient matériels (véhicules, équipements informatiques, etc.) ou immatériels (informations non accessibles au public, savoir-faire, inventions, créations, etc.),
  • de prendre toutes les mesures de sûreté qui s’imposent pour assurer la protection et la confidentialité de toutes données, informations et documents qui lui sont confiés dans le cadre de son activité professionnelle, et notamment s’interdire, sauf à être dûment autorisé, de prendre toute photographie de tout matériel, prototype ou bâtiment et s’interdire de communiquer tout document ou toute information, même oralement, relativement aux activités du groupe LOHR à un tiers non autorisé,
  • de prendre toute les précautions nécessaires pour prévenir les risques d’accès non autorisés aux actifs du groupe LOHR, et les risques de perte, d’altération, de destruction des actifs du groupe LOHR,
  • de ne jamais transmettre à des tiers des informations dont le groupe LOHR est détenteur et qui ne sont pas accessibles au public,
  • de ne jamais communiquer à un tiers des informations confidentielles reçues des clients, fournisseurs ou autres partenaires d’affaires, sans avoir au préalable obtenu l’accord écrit de ce tiers ou y être contraint par la loi ou la réglementation en vigueur,
  • de préserver les droits de propriété intellectuelle du groupe LOHR,
  • de ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’autrui dont il a connaissance,
  • de ne pas répondre à des sollicitations de tiers visant à obtenir des informations confidentielles sauf à y être dûment habilité ou autorisé,
  • de ne jamais utiliser des informations confidentielles à son profit personnel ou au profit d’une personne non autorisée, ou encore dans un but non autorisé,
  • d’utiliser de manière loyale, raisonnable et proportionnée les moyens de communication fournis dans le cadre de ses activités professionnelles (téléphone fixe, téléphone portable, ordinateur fixe ou portable, tablette tactile etc.) pour son usage personnel (navigation personnelle sur internet, envoi de messages électroniques personnels, etc.),
  • de respecter les dispositions prévues au Règlement Intérieur et à la Charte d’Usage des Services Numériques,
  • de prendre contact immédiatement avec son supérieur hiérarchique ou la Direction juridique pour toute question relative aux actifs du groupe LOHR ou pour signaler un incident.

 

Sécurité informatique : le saviez-vous ? :

L’erreur humaine est à la base de 75% des incidents de sécurité informatique.

Une unique compromission du système d’information et c’est l’ensemble du fonctionnement de l’entreprise qui peut être arrêté.

  • Ne communiquez jamais d’informations sensibles par messagerie ou téléphone : aucune administration ou société commerciale sérieuse ne vous demandera vos mots de passe par message électronique ou par téléphone.
  • Avant de cliquer sur un lien douteux, positionnez le curseur de votre souris sur ce lien (sans cliquer) ce qui affichera alors l’adresse vers laquelle il pointe réellement afin d’en vérifier la vraisemblance ou allez directement sur le site de l’organisme en question par un lien favori que vous aurez vous-même créé. Vérifiez l’adresse du site qui s’affiche dans votre navigateur. Si cela ne correspond pas exactement au site concerné, il s’agit dès lors très certainement d’un site frauduleux. Parfois, un seul caractère peut changer dans l’adresse du site pour vous tromper. Au moindre doute, ne fournissez aucune information et fermez immédiatement la page correspondante.
  • N’ouvrez pas de pièces jointes si vous n’avez pas été en mesure de vérifier la fiabilité de l’expéditeur.
  • Signalez l’incident à l’adresse virus@lohr.fr.
  • En cas de doute, contactez si possible directement l’organisme concerné pour confirmer le message ou l’appel que vous avez reçu.
  • Utilisez des mots de passes différents et complexes pour chaque site et application afin d’éviter que le vol d’un de vos mots de passe ne compromette tous vos comptes personnels.
  • Si le site le permet, vérifiez les date et heure de dernière connexion à votre compte afin de repérer si des accès illégitimes ont été réalisés.
  • Si le site vous le permet, activez la double authentification pour sécuriser vos accès.
  • Alertez la DSI en cas de doutes.
  • Respectez strictement les règles de prudence énoncées dans la Charte d’Usage des Services Numériques.

 

4.9 – INTÉGRITÉ DE L’INFORMATION FINANCIÈRE

Le groupe LOHR s’assure que ses livres et registres comptables sont tenus conformément aux règles et principes comptables en vigueur. Ses Collaborateurs sont donc tenus d’assurer la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des données conformément aux délais légaux et aux procédures applicables mises en place au sein du groupe LOHR.

Toute action commise par un Collaborateur dans le but de falsifier, omettre, dissimuler ou dénaturer les informations financières contenues dans les livres et registres comptables du groupe LOHR sera sanctionnée.

5 – DISPOSITIF D’ALERTE INTERNE

Tout Collaborateur permanent, occasionnel ou partenaire extérieur qui, dans le cadre des activités qui le lie au groupe LOHR, observerait l’existence de conduites ou de situations qui lui paraitraient contraires aux dispositions de ce présent Code de conduite, est invité à utiliser la Procédure d’Alerte mise en place dans le groupe LOHR.

Ce dispositif permet également d’orienter le personnel qui s’interroge sur le comportement à adopter dans une situation spécifique.

Votre accès à la Procédure d’Alerte :

 

Intranet :

Portail Lotus / Notre Société / RSE

Email :

alertecodedeconduite@lohr.fr

Voie postale :

Lohr Industrie

Alerte code de conduite (CONFIDENTIEL)

 

Aurélie Denonnin, Directeur Juridique Groupe

29 Rue du 14 juillet, 67980 HANGENBIETEN

et/ou

Nicolas Marson, Directeur des Ressources Humaines

Avenue de la Concorde – ZA Bruche, 67120 DUPPIGHEIM

 

Les Collaborateurs permanents et occasionnels du groupe LOHR peuvent également contacter à cette fin leur supérieur hiérarchique, qui les orientera et les conseillera de manière appropriée. Les dirigeants du groupe LOHR peuvent également être contactés directement sur ces sujets au cas où les Collaborateurs concernés se trouveraient dans l’impossibilité d’utiliser les voies hiérarchiques ou la procédure d’alerte.

Afin d’assurer la protection des personnes utilisant le système d’alerte ou faisant l’objet d’un signalement, le groupe LOHR met tout en œuvre pour assurer :

  • la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte, des personnes visées par le signalement, des faits objets du signalement et de l’ensemble des informations recueillies dans ce cadre,
  • qu’aucune mesure de représailles ne soit prise à l’encontre d’une personne qui, dans le cadre des règles édictées dans le présent Code de Conduite, aurait exercé son droit/devoir d’alerte.

Toute personne qui prendrait (ou tenterait de prendre) des mesures de représailles à l’encontre d’un Collaborateur du groupe LOHR pour avoir exercé son droit d’alerte s’expose à des sanctions disciplinaires.

 

6 – SANCTIONS DISCIPLINAIRES

Le non-respect des principes éthiques exposés dans le Code de conduite entraînera l’application de mesures disciplinaires conformément aux règles locales applicables, i.e. le règlement intérieur s’agissant des Collaborateurs du groupe LOHR liés aux sociétés françaises.

Qui contacter pour obtenir des informations complémentaires ?

Pour toute question sur les règles exposées dans ce présent Code de conduite et/ou en cas de doute quant à la « bonne conduite à adopter », vous êtes invité à contacter votre supérieur hiérarchique.

Vous pouvez également vous rapprocher à cet effet, ou pour toute suggestion complémentaire, de la Direction juridique ou de la Direction des Ressources Humaines :

 

Aurélie DENONNIN

Directeur juridique Groupe

aurelie.denonnin@lohr.fr

Tél. : 03 88 38 98 41

Nicolas MARSON

Directeur des Ressources Humaines

nicolas.marson@lohr.fr

Tél. : 03 88 48 53 55